Biên bản họp thôn không chỉ là một tài liệu quản lý quan trọng mà còn là cơ sở pháp lý định rõ các quyết định và ý kiến đóng góp của cộng đồng thôn xóm. Trong mỗi cuộc họp, các thông tin được ghi chép tường minh sẽ giúp tăng tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý cũng như giải quyết các vấn đề địa phương. Trong biên bản họp thôn, việc ghi chép đầy đủ, chính xác và rõ ràng sẽ giúp bảo đảm tính công bằng và đảm bảo quyền lợi cho từng thành viên trong cộng đồng.
Qua bài viết này, Biểu mẫu luật xin gửi tới bạn đọc Mẫu biên bản họp thôn hiện nay và những vấn đề pháp lý liên quan. Mời bạn đọc cùng theo dõi.
Biên bản họp thôn là gì?
Biên bản họp thôn là một tài liệu ghi chép chi tiết về nội dung cuộc họp của cộng đồng dân cư tại một thôn, vùng xã hoặc cùng nhóm người cùng một lãnh thổ. Biên bản này thường được lập sau mỗi buổi họp để ghi lại những thông tin quan trọng như mục đích của cuộc họp, những vấn đề được thảo luận, các quyết định được đưa ra, và cam kết từ các thành viên trong cuộc họp.
Biên bản họp thôn có vai trò quan trọng trong việc theo dõi và thực hiện các quyết định và hành động sau cuộc họp. Nó giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng và chính xác trong việc quản lý và xử lý các vấn đề của cộng đồng. Qua việc ghi chép và lưu trữ thông tin trong biên bản, cơ quan quản lý địa phương có thể dễ dàng kiểm tra và đối chiếu thông tin, đồng thời tạo điều kiện cho việc tham gia của cư dân cơ sở vào quyết định và hoạt động cộng đồng.
Trình tự thủ tục tổ chức họp thôn
Thôn là đơn vị hành chính tại địa phương, đứng sau xã. Mỗi xã thường được chia thành nhiều thôn khác nhau để quản lý. Thông thường, mỗi thôn đều sẽ tổ chức các cuộc họp để bàn việc cũng như quyết định một số vấn đề quan trọng của thôn. Buổi họp thôn phải được tổ chức theo trình tự, thủ tục được quy định tại Khoản 5 Điều 3 Nghị định 59/2023/NĐ-CP như sau:
“5. Trình tự tổ chức cuộc họp của cộng đồng dân cư
a) Người chủ trì cuộc họp của cộng đồng dân cư theo quy định tại khoản 1 Điều này tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu; thông qua chương trình cuộc họp; giới thiệu người để cuộc họp biểu quyết cử làm thư ký cuộc họp. Thư ký cuộc họp được quyết định khi có trên 50% đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp giơ tay biểu quyết đồng ý.
Căn cứ nội dung cụ thể của từng cuộc họp, người chủ trì hoặc người được phân công công bố các quyết định, văn bản liên quan theo chương trình cuộc họp.
b) Người tham dự cuộc họp thảo luận về những nội dung được người chủ trì hoặc người được phân công trình bày.
Đối với cuộc họp của cộng đồng dân cư để bầu Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố; thành viên Ban Giám sát đầu tư của cộng đồng, thành viên Ban Thanh tra nhân dân ở xã, phường, thị trấn thì đại diện Ban công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố giới thiệu danh sách người ứng cử do Ban công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố đã thống nhất với cấp ủy chi bộ thôn, tổ dân phố và đề nghị đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp tự ứng cử hoặc đề cử người có đủ tiêu chuẩn điều kiện để tham gia bầu.
Kết thúc thảo luận, người chủ trì cuộc họp tổng hợp các ý kiến thảo luận, đề xuất những nội dung cần được biểu quyết và phương án biểu quyết bằng hình thức giơ tay hoặc bỏ phiếu kín để người tham dự biểu quyết lựa chọn. Phương án được lựa chọn khi có trên 50% đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp giơ tay biểu quyết đồng ý.
c) Biểu quyết đối với những nội dung đã được thảo luận
Đối với hình thức biểu quyết giơ tay, kết quả biểu quyết được kiểm đếm ngay tại thời điểm biểu quyết và được ghi vào biên bản cuộc họp.
Đối với hình thức biểu quyết bằng bỏ phiếu kín, người chủ trì cuộc họp đề xuất số lượng và danh sách Ban kiểm phiếu từ 03 đến 05 người (gồm Trưởng ban và các thành viên) để đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp biểu quyết bằng hình thức giơ tay. Ban kiểm phiếu được quyết định khi có trên 50% đại diện hộ gia đình tham dự cuộc họp giơ tay biểu quyết đồng ý.
Ban kiểm phiếu hướng dẫn thể lệ, cách ghi phiếu, bỏ phiếu và tiến hành phát phiếu.
Sau khi kết thúc bỏ phiếu, Ban kiểm phiếu tiến hành kiểm phiếu (Trong quá trình kiểm phiếu, Ban kiểm phiếu mời 02 đại hộ gia đình tham dự cuộc họp chứng kiến việc kiểm phiếu) và lập biên bản kiểm phiếu theo mẫu số 02 kèm theo Nghị định này. Trưởng ban kiểm phiếu công bố kết quả kiểm phiếu tại cuộc họp. Biên bản kiểm phiếu được lập thành 03 bản và gửi kèm theo Quyết định của cộng đồng dân cư đến Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã và lưu tại thôn, tổ dân phố.
d) Người chủ trì cuộc họp công bố kết quả biểu quyết đối với từng nội dung biểu quyết và kết luận cuộc họp. Quyết định của cộng đồng dân cư được thể hiện bằng các hình thức văn bản: nghị quyết, biên bản cuộc họp, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận của cộng đồng dân cư trong đó thể hiện rõ nội dung quyết định của cộng đồng dân cư theo quy định tại khoản 2 Điều 20 của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở.
Trường hợp cuộc họp bầu Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố thì người trúng cử ra mắt cuộc họp. Nếu không xác định được người trúng cử thì nêu rõ lý do không bầu được Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố trong biên bản cuộc họp để báo cáo Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét, quyết định việc tổ chức bầu lại.
Ngay sau khi cuộc họp kết thúc, người chủ trì cuộc họp có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ cuộc họp, chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc cuộc họp, quyết định đã được cộng đồng dân cư biểu quyết thông qua (theo Mẫu số 03 kèm theo Nghị định này) phải được gửi đến Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã theo quy định tại khoản 3 Điều 20 của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở.
6. Trường hợp tổ chức cuộc họp cụm dân cư theo quy định tại khoản 3 Điều 18 của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở, Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố báo cáo Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét, quyết định phương án tổ chức cuộc họp sau khi thống nhất với Ban công tác Mặt trận ở thôn, tổ dân phố.
Phương án tổ chức cuộc họp theo từng cụm dân cư bao gồm các nội dung: số lượng cụm dân cư; người chủ trì hoặc được ủy quyền chủ trì cuộc họp từng cụm dân cư; dự kiến thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp, phân công thực hiện, báo cáo kết quả cuộc họp từng cụm dân cư và tổng hợp vào kết quả chung của toàn thôn, tổ dân phố.”
Mẫu biên bản họp thôn
Biên bản họp thôn là loại tài liệu không thể thiếu trong mỗi buổi họp thôn. Biên bản họp này sẽ ghi lại toàn bộ quá trình họp thôn bao gồm: thời gian, địa điểm tổ chức, ý kiến của người tham gia và những nội dung quan trọng khác. Hiện nay, Biên bản họp thôn được thực hiện theo mẫu thống nhất được quy định tại Nghị định 59/2013.
Dưới đây là Mẫu biên bản họp thôn theo quy định, bạn đọc có thể tải về và sử dụng:
Những lưu ý khi soạn biên bản họp thôn
Biên bản họp thôn là một tài liệu ghi chép những nội dung quan trọng trong cuộc họp của cộng đồng thôn, như quyết định, ý kiến đóng góp, các vấn đề cần giải quyết, và các kế hoạch phát triển cộng đồng. Vai trò của biên bản họp thôn là để ghi lại các thông tin quan trọng và là cơ sở để tham khảo trong quá trình thực hiện các quyết định và kế hoạch phát triển của cộng đồng thôn.
Khi soạn biên bản họp thôn, bạn cần lưu ý những vấn đề sau đây:
– Ghi chính xác thời gian, địa điểm và mục đích của cuộc họp.
– Ghi rõ danh sách các thành viên tham dự họp và bắt đầu bằng việc nêu tên các quan chức hoặc những người có vai trò quan trọng trong cuộc họp.
– Ghi chép lại những vấn đề chính được thảo luận, được đưa ra và ý kiến đóng góp của mỗi thành viên.
– Ghi chính xác quyết định hoặc kết luận được đưa ra trong cuộc họp.
– Ký tên và tên chức vụ của người chủ trì cuộc họp và người lập biên bản.
– Đảm bảo biên bản được lưu trữ và chia sẻ cho các thành viên tham dự và có liên quan.
Mời bạn xem thêm:
- Mẫu biên bản họp chi bộ mới nhất
- Mẫu biên bản họp chi bộ Đảng thường kỳ
- Mẫu biên bản họp tổ dân phố
- Mẫu biên bản họp gia đình
Thông tin liên hệ:
Biểu mẫu luật đã gửi tới bạn đọc Mẫu biên bản họp thôn công ty và những vấn đề liên quan qua bài viết bên trên. Với đội ngũ luật sư, chuyên viên, chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp quý khách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí và ít đi lại.
Câu hỏi thường gặp:
Mục đích của việc lập biên bản họp thôn là để ghi chép lại nội dung của cuộc họp thôn, bao gồm các vấn đề được thảo luận, quyết định và kế hoạch tương lai. Biên bản này sẽ giúp cho các cư dân trong thôn hiểu rõ về những quyết định đã được đưa ra và đồng thuận trong cuộc họp, cũng như xác nhận trách nhiệm và nghĩa vụ của từng bên. Ngoài ra, biên bản họp cũng là tài liệu quan trọng để ghi nhận lịch sử hoạt động và quản lý của thôn trong thời gian tới.
Căn cứ theo khoản 5 Điều 3 Nghị định 59/2023/NĐ-CP thì: “Ngay sau khi cuộc họp kết thúc, người chủ trì cuộc họp có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ cuộc họp, chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc cuộc họp, quyết định đã được cộng đồng dân cư biểu quyết thông qua (theo Mẫu số 03 kèm theo Nghị định này) phải được gửi đến Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã theo quy định tại khoản 3 Điều 20 của Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở.”
 Mẫu biên bản: |  Họp thôn |
| Định dạng: |  File Word/PDF |
| Số lượng file: |  2 |
| Số lượt tải: |  +1800 |
