Để tránh những tranh chấp hay tranh cãi phát dinh không đáng có xảy ra sau này, khi tiến hành chuyển giao hàng hóa hay tài liệu chứng cứ… nhiều người đã tiến hành lập biên bản giao nhận hóa đơn để có bằng chứng trong việc tiến hành bàn giao đã hoàn tất. Sau đây là biểu mẫu Mẫu biên bản giao nhận hóa đơn mà bieumauluat gửi đến bạn đọc, mời bạn đọc tham khảo.
Để tránh tranh cãi không đáng có sau này khi chuyển giao hàng hóa, tài liệu hay chứng cứ, người dân nên tạo Biên bản giao nhận làm bằng chứng rõ ràng về quá trình bàn giao.
Biên bản giao nhận hóa đơn là gì?
Biên bản giao nhận hoá đơn là một tài liệu đáng tin cậy được sử dụng để liệt kê danh sách các hóa đơn mà tổ chức hoặc hộ kinh doanh chuyển giao cho một đơn vị khác, nhằm phục vụ cho các mục đích công việc như bàn giao hoá đơn GTGT cho công ty dịch vụ kế toán, để tiến hành khai báo thuế định kỳ và lập báo cáo tài chính cuối năm. Biên bản này có vai trò quan trọng làm bằng chứng trong trường hợp xảy ra vấn đề sai sót hoặc mất mát liên quan đến các hoá đơn đã được chuyển giao, và nó giúp xác định trách nhiệm của các bên liên quan.
Do đó khi tiến hành bàn giao hoá đơn, bên bàn giao phải làm biên bản giao nhận hóa đơn một cách cẩn thận, đầy đủ các thông tin.
Nội dung trên hóa đơn đã lập được pháp luật quy định như thế nào?
Căn cứ Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Điều 3 và Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC)quy định về nội dung trên hóa đơn đã lập như sau:
– Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.
+ Tên loại hóa đơn.
Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG…
Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH), HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU THU TIỀN, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU THU TIỀN) …
+ Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.
Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).
Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.
Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in. Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.
Ví dụ: Doanh nghiệp X thông báo phát hành hóa đơn tự in vào ngày 7/6/2014 với số lượng hóa đơn là 500 số, từ số 201 đến hết số 700. Đến hết năm 2014, doanh nghiệp X chưa sử dụng hết 500 số hóa đơn đã thông báo phát hành. Năm 2015, doanh nghiệp X được tiếp tục sử dụng cho đến hết 500 số hóa đơn đã thông báo phát nêu trên.
Trường hợp doanh nghiệp X không muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng thì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn mới theo quy định.
+ Tên liên hóa đơn.
Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:
+ Liên 1: Lưu.
+ Liên 2: Giao cho người mua.
Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.
Đối với các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền thì tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền tạo, phát hành hóa đơn có từ 3 liên trở lên, trong đó, giao cho người mua 2 liên: liên 2 “giao cho người mua” và một liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.
Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng chỉ tạo hóa đơn 2 liên thì tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy…) với cơ quan có thẩm quyền mà liên 2 của hóa đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản (ví dụ: cơ quan công an…) được sử dụng các chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, quyết toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định: Liên 2 hóa đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, bản chụp) liên quan đến tài sản phải đăng ký.
+ Số thứ tự hóa đơn.
Số thứ tự của hóa đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
+ Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Trường hợp tổ chức kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán theo hệ thống phần mềm của công ty mẹ là Tập đoàn đa quốc gia thì chỉ tiêu đơn vị tính được sử dụng bằng tiếng Anh theo hệ thống phần mềm của Tập đoàn.
Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
+ Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
+ Tên tổ chức nhận in hóa đơn.
Trên hóa đơn đặt in, phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.
+ Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán;
Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn
Mỗi mẫu hoá đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừ trường hợp hoá đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ dài, độ dài của hoá đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hoá bán ra).
Mỗi mẫu hóa đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừ trường hợp hóa đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ dài, độ dài của hóa đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hóa bán ra).
– Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn đã lập.
+ Ngoài nội dung bắt buộc theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, tổ chức kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.
+ Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.
– Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:
+ Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.
Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính
+ Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:
– Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.
– Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.
– Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.
– Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Các yêu cầu phải có của biên bản giao nhận hóa đơn
- Đầy đủ thông tin: Và đây là căn cứ quan trọng để xác định trách nhiệm của các bên liên quan khi xảy ra việc mất mát hoá đơn đã được giao nhận.
- Ghi rõ, chi tiết về hoá đơn được bàn giao: giúp cho việc theo dõi hóa đơn bàn giao giữa các bên hiệu quả hơn nhằm tránh mất mát xảy ra, nên biên bản cần thể hiện rõ những thông tin liên quan đến hoá đơn được bàn giao như sau: loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, số lượng…
- Chữ ký xác nhận của các bên: Đây là yếu tố quan trọng cho thấy giữa hai bên thực tế đã có sự giao nhận hóa đơn vào thời gian cụ thể, phục vụ cho mục đích truy cứu trách nhiệm nếu có mất mát xảy ra sau này.
Tải xuống
Loading…
Reload document 
Open in new tab Hướng dẫn soạn thảo
Biên bản giao nhận hóa đơn cần phải có những nội dung như sau:
– Tên đơn vị bán hàng
– Ngày tháng năm
– Bên nhận hàng: tên công ty, địa chị, điện thoại, người đại điện, chức vụ
– Bên giao hàng: Tên công ty, địa chị, điện thoại, người đại diện, chức vụ
– Nội dung hàng hóa bàn giao, số lượng, đơn giá…..
– Ký tên xác nhận,….
Quý vị có thể lập biên bản giao nhận hàng hóa theo hướng dẫn sau:
– Phía trên cùng bên tay trái là tên công ty, bên phải sẽ là quốc hiệu, tiêu ngữ.
– Tên văn bản “BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÓA ĐƠN”
– Căn cứ đơn hàng, hợp đồng mua bán hàng hóa
– Ngày, tháng, năm lập biên bản giao nhận hàng hóa.
– Thông tin của các bên giao hàng và nhận hàng.
– Thông tin hàng hóa được mua bán, giao nhận: tên, chủng loại, đơn vị tính, số lượng, ghi chú.
– Chữ ký xác nhận của các bên.
Khi lập biên bản giao nhận hàng hóa, chủ thể thực hiện cần phải lưu ý các vấn đề sau:
– Thông tin của bên bán và bên mua phải đấy đủ và chính xác từ tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, người đại diện…)
– Biên bản giao nhận hàng hóa cần được thực hiện song song khi làm hợp đồng mua bán hoặc khi giao nhận.
– Cần có chữ ký, đóng dấu của cả 02 bên để thể hiện sự đồng tình của cả 02.
Trên đây là thông tin về biểu mẫu “Mẫu biên bản giao nhận hóa đơn mới năm 2023“. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn đọc.
Câu hỏi thường gặp:
Hiện nay có các loại hoá đơn như: hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng, hoá đơn khác: tem, phiếu…, phiếu thu, chứng từ thu.
Hóa đơn bán hàng là loại hóa đơn được dùng cho các đối tượng sau:
– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài;
– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.
| ✅ Mẫu biên bản: | 📝 Giao nhận hóa đơn |
| ✅ Định dạng: | 📄 File Word |
| ✅ Số lượng file: | 📂 1 |
| ✅ Số lượt tải: | 📥 +2000 |
