Hội đồng cổ đông hay còn gọi là Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có quyền quyết định những vấn đề quan trọng của công ty cổ phần. Quyết định của hội đồng cổ đông được đưa ra tại cuộc họp hội đồng cổ đông dựa trên tỷ lệ biểu quyết. Vì vậy, cuộc họp hội đồng cổ đông cần phải được ghi lại thông qua biên bản họp hội đồng cổ đông để đảm bảo sự minh bạch, công khai và tránh tranh chấp sau này.
Qua bài viết này, Biểu mẫu luật xin gửi tới bạn Mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông và những vấn đề pháp lý liên quan. Mời bạn đọc cùng theo dõi.
Hội đồng cổ đông là gì? Gồm những ai?
Theo nội dung quy định tại khoản 1 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020, hội đồng là một phần trong cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần, gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết. Đây là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần. Trong đó, cổ đông là những cá nhân, tổ chức nắm giữ cổ phần có quyền biểu quyết, gồm cổ phần cổ đông và cổ phần ưu đãi biểu quyết.
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020, hội đồng cổ đông có những quyền và nghĩa vụ như sau:
“2. Đại hội đồng cổ đông có quyền và nghĩa vụ sau đây:
a) Thông qua định hướng phát triển của công ty;
b) Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần;
c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
d) Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác;
đ) Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;
e) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
g) Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại;
h) Xem xét, xử lý vi phạm của thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty;
i) Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty;
k) Quyết định ngân sách hoặc tổng mức thù lao, thưởng và lợi ích khác cho Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;
l) Phê duyệt quy chế quản trị nội bộ; quy chế hoạt động Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;
m) Phê duyệt danh sách công ty kiểm toán độc lập; quyết định công ty kiểm toán độc lập thực hiện kiểm tra hoạt động của công ty, bãi miễn kiểm toán viên độc lập khi xét thấy cần thiết;
n) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.”
Quy định pháp luật về cuộc họp hội đồng cổ đông
Như trên đã phân tích, hội đồng cổ đông của công ty cổ phần bao gồm các cổ đông có quyền biểu quyết. Vì vậy, khi quyết định một vấn đề quan trọng của công ty (thuộc quyền và nghĩa vụ của cổ đông) thì bắt buộc phải mở cuộc họp hội đồng cổ đông. Theo quy định tại Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020, cuộc họp hội đồng cổ đông bao gồm: họp thường niên và họp bất thường. Cụ thể như sau:
“Điều 139. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
1. Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
2. Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
3. Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây:
a) Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
b) Báo cáo tài chính hằng năm;
c) Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
d) Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
đ) Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;
e) Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
g) Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.”
Mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông
Biên bản họp hội đồng cổ đông là tài liệu ghi lại các nội dung quan trọng được thảo luận và quyết định tại cuộc họp của hội đồng cổ đông của một công ty. Đây là một bộ phận quan trọng của quy trình quản lý và quyết định trong công ty và thường được lưu trữ và sử dụng để kiểm tra tính hợp pháp của các quyết định của hội đồng cổ đông khi có nhu cầu.
Dưới đây là Mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông, bạn đọc có thể tham khảo:
Những lưu ý khi viết biên bản họp hội đồng cổ đông
Biên bản họp hội đồng cổ đông là tài liệu ghi chép chi tiết các nội dung được thảo luận và quyết định tại cuộc họp của hội đồng cổ đông. Vai trò chính của biên bản này là ghi lại những quyết định quan trọng của hội đồng cổ đông, thể hiện sự minh bạch và trách nhiệm khi quản lý công ty trước cơ quan quản lý Nhà nước. Vì vậy, khi viết biên bản họp hội đồng cổ đông, bạn cần lưu ý những vấn đề sau đây:
– Ghi chính xác thời gian, địa điểm và mục đích của cuộc họp.
– Ghi rõ danh sách những người tham dự cuộc họp và các vấn đề được đưa ra.
– Tóm tắt các vấn đề quan trọng đã được thảo luận và quyết định.
– Đề cập đến các bầu cử hoặc quyết định quan trọng của cổ đông.
– Ghi rõ ý kiến và tranh luận của các thành viên trong cuộc họp.
– Sắp xếp biên bản theo thứ tự logic và dễ hiểu.
Mời bạn xem thêm:
- Mẫu hợp đồng góp vốn công ty cổ phần
- Mẫu hợp đồng chuyển nhượng cổ phần chuẩn quy định
- Mẫu biên bản cuộc họp công ty
Thông tin liên hệ:
Trên đây là nội dung bài viết liên quan đến vấn đề Mẫu biên bản họp hội đồng cổ đông Hy vọng bài viết có ích cho độc giả, Biểu mẫu luật với đội ngũ luật sư, luật gia và chuyên viên pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe mọi thắc mắc của quý khách hàng. Vì vậy, hãy liên hệ với Biểu mẫu luật để được hỗ trợ khi bạn có vướng mắc về bài viết và những vấn đề pháp lý liên quan.
Câu hỏi thường gặp:
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020 thì: “1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.”
Như vậy, việc tiến hành cuộc họp của hội đồng cổ đông không phụ thuộc vào tỷ lệ cổ đông tham gia mà phụ thuộc vào tỷ lệ số phiếu biểu quyết.
Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này thì thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 2 Điều này thì thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020 thì hội đồng cổ đông bao gồm cổ đông có quyền biểu quyết. Trong khi đó, cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi hoàn lại và ưu đãi cổ tức không có quyền biểu quyết. Do đó, họ không được tham gia cuộc họp hội đồng cổ đông, trừ trường hợp cuộc họp có nội dung làm thay đổi bất lợi quyền và nghĩa vụ của cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi cổ tức.
 Mẫu biên bản: |  Họp hội đồng cổ đông |
| Định dạng: |  File Word/PDF |
| Số lượng file: |  2 |
| Số lượt tải: |  +1754 |
