Mẫu biên bản bàn giao giấy tờ

Hồ sơ tài liệu là những giấy tờ, văn bản pháp lý quan trọng trong quá trình hoạt động của mỗi đơn vị. Do đó, khi muốn bàn giao lại hồ sơ tài liệu sang cho cá nhân, tổ chức khác thì người có trách nhiệm bàn giao phải lập mẫu biên bản bàn giao để minh chứng cho sự kiện này. Mục đích của việc lập mẫu biên bản bàn giao giấy tờ là để ghi nhận sự việc trên thực tế, nhằm hạn chế xảy ra tranh chấp về sau. Vậy cách soạn thảo mẫu biên bản bàn giao giấy tờ hiện nay như thế nào? Sau đây, Biểu mẫu Luật sẽ hướng dẫn cách viết chi tiết cho quý bạn đọc thông qua bài viết dưới đây nhé, mời quý bạn đọc cùng tham khảo.

Nhằm hỗ trợ quý độc giả trong quá trình soạn thảo, chúng tôi sẽ cung cấp mẫu biên bản bàn giao giấy tờ để quý độc giả có thể tham khảo nhé:

Tải về/Download

Hướng dẫn cách viết mẫu biên bản bàn giao giấy tờ

– Phần mở đầu bao gồm thông tin sau:

+ Tên cơ quan chủ quản, đơn vị ban hành lập biên bản, một số trường hợp không cần ghi nội dung này;

+ Quốc hiệu, tiêu ngữ

+ Số biên bản giao nhận

+ Ngày tháng năm lập biên bản

+ Tên biên bản: Ghi rõ tên của từng loại biên bản cần lập: Biên bản giao nhận hồ sơ; Biên bản họp; Biên bản giao nhận hàng hóa……

– Phần nội dung gồm:

+ Thông tin bên giao: Ghi rõ họ tên và chức vụ của người giao (Trường hợp đại diện cho các phòng ban có liên quan hoặc nhiều người bàn giao cùng lúc thì ghi tất cả tên của người bàn giao cùng với chức vụ của những người đó)

+ Thông tin bên nhận: Ghi rõ họ tên và chức vụ của người nhận ( Trường hợp có nhiều người nhận cùng lúc thì ghi tất cả tên của người nhận cùng với chức vụ của những người đó)

+ Ghi thời gian, địa điểm cụ thể giao nhận hồ sơ: Ghi rõ ràng, chính xác về thời gian cũng như địa điểm bàn giao và thời điểm lập biên bản

+ Thành phần hồ sơ giao nhận, đặc điểm, số lượng mỗi giấy tờ, tài liệu, tài sản và những nội dung cần bàn giao, kết luận, ghi chú. Đối với những biên bản đặc biệt như bàn giao tài sản thì phải ghi rõ tên, số lượng, đặc điểm nhận dạng, tình trạng thực tế, giá trị… Đây là loại biên bản có tính rủi rõ và thất thoát nên người bàn giao phải thật cẩn trọng khi thực hiện giao cho bên nhận, để có thể đảm bảo cho mình, bên bàn giao có thể đưa ra các điều kiện, trách nhiệm đối với tài sản đã bàn giao và phải có xác thực, cam kết giữa các bên.

– Phần kết thúc:

Bên giao và bên nhận ký và ghi rõ họ tên.

Trên đây là những nội dung và thông tin căn bản cần phải có trong biên bản giao nhận.

Những lưu ý khi viết mẫu biên bản bàn giao giấy tờ

Biên bản bàn giao là văn bản quan trọng và có ý nghĩa về mặt pháp lý nên khi lập biên bản bàn giao cần lưu ý một số điểm sau:

– Thông tin chính xác, minh bạch: Biên bản bàn giao có thể là căn cứ để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của bên giao và bên nhận trước pháp luật nên các thông tin: thời gian, địa điểm tiến hành bàn giao và lập biên bản; thông tin cá nhân, thông tin liên lạc giữa bên giao và bên nhận; nội dung bàn giao cần được nêu chính xác và minh bạch, tránh ghi mập mờ, không rõ ràng.

– Nội dung bàn giao cần chi tiết, cụ thể: Ghi đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu nhất những thông tin quan trọng của hồ sơ, tài liệu, tài sản. Bạn ghi rõ ràng các thông tin trong biên bản sẽ giúp bạn tránh được những tranh chấp, những rắc rối phát sinh về trách nhiệm liên quan đến các nội dung được bàn giao khi có sự cố xảy ra.

– Cần nêu cụ thể cam kết và trách nhiệm của mỗi bên: Bên giao và bên nhận đều có nghĩa vụ và trách nhiệm liên quan đến hồ sơ, tài liệu, tài sản đã bàn giao. Hãy làm rõ các trách nhiệm này của mỗi bên bằng nội dung cam kết trong biên bản. Việc làm rõ những thông tin này sẽ giúp cho biên bản bàn giao có tính pháp lý vững chắc hơn khi xử lý tranh chấp hay kiện tụng. 

– Chữ ký xác nhận và số lượng biên bản bàn giao được lập: Sau khi hoàn tất, hai bên cần ký xác nhận trực tiếp trên từng bản của biên bản bàn giao được lập. 

Bài viết trên đã giải đáp những thắc mắc liên quan đến vấn đề “Mẫu biên bản bàn giao giấy tờ”. Hy vọng sẽ đem lại nhiều thông tin hữu ích cho quý bạn đọc.

Câu hỏi thường gặp