Khi buôn bán, mua hàng, bán hàng thì bên bán sẽ suất hóa đơn ghi lại hàng bán cho người mua với số lượng, giá từng sản phẩm, tổng tiền của giao dịch. Kèm với đó là những thông tin liên quan như ngày giờ giao dịch, tên của bên bán, tên bên mua,… Tuy nhiên trong nhiều trường hợp khi hóa đơn đã được in ra những có thể bị sai thông tin của giao dịch. Trong trường hợp đó thì cần phải điều chỉnh lại cho đúng, lúc này mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sẽ được thực hiện. Vậy viết mẫu biên bản này như nào? Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu đến bạn đọc về biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Khái niệm
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là biên bản được lập cùng với hóa đơn điều chỉnh để sử dụng khi hóa đơn có những sai sót về ngày, số tiền hàng, địa chỉ hoặc nội dung hóa đơn.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn dùng để làm gì
Theo quy định tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, các trường hợp sau đây cần tuân thủ:
- Nếu hóa đơn chưa được giao cho người mua nhưng đã lập sai, người bán sẽ gạch chéo và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
- Nếu hóa đơn đã được lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ hoặc nếu người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót thì cần hủy bỏ hóa đơn và lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai, biên bản phải ghi rõ lý do thu hồi. Người bán sẽ gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
- Nếu hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì cần lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Người bán cũng cần lập hóa đơn điều chỉnh sai sót với nội dung rõ ràng về số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, tiền thuế và các thông tin khác của hóa đơn đã bị sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh với số và ký hiệu hóa đơn tương ứng. Sau đó, người bán và người mua sẽ cập nhật lại doanh số mua, bán, thuế đầu ra và đầu vào. Lưu ý, hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Tóm lại, chỉ khi đã lập và giao hóa đơn cho người mua, đã kê khai thuế và phát hiện sai sót thì mới cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Lưu ý khi viết biên bản điều chỉnh hóa đơn
Viết biên bản điều chỉnh hóa đơn, người thực hiện cần lưu ý một số điều sau:
Trường hợp sử dụng:
- Sử dụng khi tạo hóa đơn sai mà đã được khai báo trước đó.
- Trường hợp tạo hóa đơn sai nhưng chưa được khai báo thì cần tạo biên bản thu hồi và tạo hóa đơn mới theo hướng dẫn trong Mẫu Biên bản thu hồi hóa đơn theo Thông tư 39.
- Ngày trên biên bản điều chỉnh hóa đơn và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải giống nhau.
- Nội dung trên biên bản điều chỉnh phải nêu rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu … và xuất hóa đơn điều chỉnh số … ngày tháng… ký hiệu … Nội dung điều chỉnh.
- Khi phát hiện hóa đơn viết sai đã khai báo thuế, ngoài việc tạo biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT viết sai thì doanh nghiệp còn phải tạo hóa đơn điều chỉnh.
- Trường hợp hóa đơn đã tạo sai sót về tên, địa chỉ, người mua nhưng có đúng mã số thuế của người mua thì các bên cần tạo biên bản điều chỉnh và không cần tạo hóa đơn điều chỉnh.
Tải xuống biên bản điều chỉnh hóa đơn
Kết luận
Bài viết trên giới thiệu đến bạn đọc về mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn. Bài viết trả lời những câu hỏi biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì? Khi nào cần dùng đến biên bản điều hóa đơn? Và một vài lưu ý khi viết biên bản điều chỉnh hóa đơn. Nếu có góp ý hay thắc mắc gì, hãy để lại bình luận bên dưới bài viết để chúng tôi biết.
Câu hỏi thường gặp
Với tính chất của biên bản điều chỉnh hóa đơn, để văn bản này có giá trị pháp lý, nó cần phải được lập theo hình thức của văn bản hành chính thông thường và có chữ ký xác nhận của đại diện các bên cùng với đóng dấu của doanh nghiệp.
Do đó, để lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, doanh nghiệp không cần phải đóng dấu treo lên biên bản mà chỉ cần hai bên đều đóng dấu xác nhận ở cuối biên bản là đủ.
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông tin về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Để tạo Hóa đơn điện tử, tổ chức đã được cấp mã số thuế phải khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của mình theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ trên máy tính của các bên liên quan.
