Công văn giải trình về hóa đơn là một công cụ quan trọng trong quá trình giải quyết các vấn đề liên quan đến hóa đơn trong môi trường công nghiệp và kinh doanh. Đây là một phương tiện để gửi thông điệp và yêu cầu giải quyết vấn đề đến cơ quan phát hành hoá đơn. Nếu như báo cáo hoá đơn của bạn có sai sót hay số liệu chưa rõ ràng, nhầm lẫn thì sẽ có công văn của cơ quan thuế yêu cầu giải trình rõ ràng. Bạn đọc có thể tham khảo và tải xuống mẫu công văn giải trình về hóa đơn trong bài viết dưới đây của Biểu mẫu luật nhé!
Tải xuống mẫu công văn giải trình về hóa đơn
Loading…
Reload document 
Open in new tab Nội dung mẫu công văn giải trình về hóa đơn
[Đơn vị của bạn]
[Địa chỉ của bạn]
[Số điện thoại của bạn]
[Email của bạn]
[Ngày]
[Thông tin về cơ quan phát hành hoá đơn]
[Địa chỉ cơ quan phát hành]
[Số điện thoại cơ quan phát hành]
[Email cơ quan phát hành]
Chủ tịch/ Giám đốc/ Ban quản lý cơ quan phát hành hoá đơn
V/v: Giải trình về hóa đơn
Kính gửi Chủ tịch/ Giám đốc/ Ban quản lý cơ quan phát hành hoá đơn,
Tôi/Chúng tôi, đại diện cho [tên đơn vị của bạn], xin trân trọng gửi tới Quý cơ quan giấy giải trình về việc hóa đơn số [số hóa đơn] phát hành bởi chúng tôi vào ngày [ngày phát hành] có các thông tin như sau:
Thông tin về đơn vị phát hành hoá đơn:
- Tên đơn vị: [tên đơn vị của bạn]
- Địa chỉ: [địa chỉ của bạn]
- Mã số thuế/Tên người đại diện: [thông tin thuế hoặc tên người đại diện]
Thông tin về hóa đơn:
- Số hóa đơn: [số hóa đơn]
- Ngày phát hành: [ngày phát hành]
- Tổng giá trị hóa đơn: [tổng giá trị hóa đơn]
Lý do giải trình:
[Đưa ra lý do chi tiết về việc cần giải trình hóa đơn, ví dụ: sai sót trong thông tin, thay đổi đơn hàng, không chấp nhận được bởi bên nhận, v.v.]
Các biện pháp đã được thực hiện:
[Đưa ra các biện pháp đã được thực hiện để khắc phục sự cố, ví dụ: liên hệ với bên nhận để thông báo và yêu cầu hủy hoá đơn, cập nhật thông tin sai sót, v.v.]
[Đưa ra kết luận về việc giải trình và nhờ cơ quan phát hành hoá đơn xem xét, ví dụ: Mong rằng Quý cơ quan sẽ xem xét và giải quyết yêu cầu giải trình này, và chúng tôi cam kết tuân thủ quy định và quy trình của cơ quan phát hành hoá đơn.]
Trân trọng,
[Chữ ký]
[Tên đại diện đơn vị]
[Chức vụ]
[Tên đơn vị]
[Địa chỉ đơn vị]
[Số điện thoại]
[Email]
Hướng dẫn soạn công văn giải trình về hóa đơn
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để soạn công văn giải trình về hóa đơn:
- Đầu tiên, bắt đầu công văn bằng việc ghi rõ thông tin về đơn vị của bạn, bao gồm tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại và email liên hệ. Đảm bảo các thông tin này đầy đủ và chính xác.
- Ghi rõ thông tin về cơ quan phát hành hoá đơn, bao gồm tên cơ quan, địa chỉ, số điện thoại và email liên hệ. Điều này giúp định danh cơ quan mà bạn đang gửi công văn giải trình.
- Đặt tiêu đề cho công văn để chỉ rõ nội dung và mục đích của công văn. Ví dụ: “V/v: Giải trình về hóa đơn”.
- Bắt đầu nội dung công văn bằng cách gửi lời chào lịch sự và xác định mục tiêu của công văn. Ví dụ: “Kính gửi Chủ tịch/ Giám đốc/ Ban quản lý cơ quan phát hành hoá đơn,”.
- Trình bày thông tin về hóa đơn cần giải trình, bao gồm số hóa đơn, ngày phát hành và tổng giá trị hóa đơn. Điều này giúp xác định rõ thông tin cần giải trình.
- Trình bày lý do giải trình chi tiết và cụ thể. Giải thích nguyên nhân gây ra sự cố hoặc sai sót trong hóa đơn và giải thích tại sao bạn cần giải trình về vấn đề này.
- Mô tả các biện pháp đã được thực hiện để khắc phục sự cố hoặc sai sót. Nêu rõ các hành động đã được thực hiện để sửa chữa hoặc cải thiện tình trạng hóa đơn.
- Kết luận công văn bằng cách văn bản lịch sự nhờ cơ quan phát hành hoá đơn xem xét và giải quyết yêu cầu giải trình. Cam kết tuân thủ quy định và quy trình của cơ quan phát hành hoá đơn.
- Cuối cùng, ký tên và ghi rõ thông tin cá nhân của đại diện đơn vị gửi công văn, bao gồm chữ ký, tên, chức vụ, tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại và email liên hệ.
Lưu ý khi soạn thảo công văn giải trình về hóa đơn
Khi soạn thảo công văn giải trình về hóa đơn, bạn nên lưu ý các điểm sau đây để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả của công văn:
- Đọc và hiểu rõ quy định và quy trình của cơ quan phát hành hoá đơn: Trước khi bắt đầu soạn công văn, hãy đọc và nắm rõ quy định và quy trình của cơ quan phát hành hoá đơn. Điều này giúp bạn tuân thủ đúng quy định và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết.
- Xác định mục tiêu và nội dung chính: Xác định rõ mục tiêu của công văn giải trình và nội dung chính mà bạn muốn trình bày. Điều này giúp tập trung vào vấn đề cần giải quyết và tránh lạc đề.
- Sắp xếp thông tin theo trình tự logic: Bố cục công văn nên được sắp xếp một cách logic và có trình tự rõ ràng. Bạn có thể sử dụng các đoạn văn, tiêu đề con, số thứ tự hoặc dấu chấm câu để phân chia và trình bày thông tin một cách dễ hiểu.
- Cung cấp thông tin chi tiết và chính xác: Đảm bảo rằng các thông tin về hóa đơn, như số hóa đơn, ngày phát hành, tổng giá trị hóa đơn và các thông tin khác, được cung cấp một cách chính xác và chi tiết. Điều này giúp cơ quan phát hành hoá đơn hiểu rõ vấn đề và đưa ra quyết định đúng đắn.
- Sử dụng ngôn từ lịch sự và chuyên nghiệp: Viết công văn giải trình với ngôn từ lịch sự và chuyên nghiệp. Tránh sử dụng ngôn ngữ tục tĩu, mất lịch sự hoặc kháng khái. Sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành phù hợp và tránh viết quá dài, không cần thiết.
- Giải thích rõ ràng và logic: Khi giải thích lý do giải trình, hãy trình bày một cách rõ ràng và logic. Diễn giải các sự cố, sai sót hoặc vấn đề liên quan đến hóa đơn một cách chi tiết và cụ thể, và đảm bảo rằng lý do được hiểu một cách dễ dàng.
- Đính kèm tài liệu hỗ trợ: Nếu cần thiết, đính kèm các tài liệu hỗ trợ như bản sao hóa đơn, bằng chứng thanh toán, ghi chú từ bên nhận hoặc bất kỳ tài liệu nào có liên quan khác. Điều này giúp cơ quan phát hành hoá đơn có thêm thông tin để đánh giá vấn đề.
- Kiểm tra và chỉnh sửa: Trước khi gửi công văn, hãy kiểm tra kỹ lưỡng và chỉnh sửa để loại bỏ các lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc sai sót khác. Đảm bảo rằng công văn được viết một cách chính xác và chuyên nghiệp.
Thông tin liên hệ
Trên đây là giải đáp của Hỏi đáp luật về “Tải xuống mẫu công văn giải trình về hóa đơn” . Biểu mẫu luật luôn có sự hỗ trợ nhiệt tình từ các chuyên viên tư vấn pháp lý, quý khách hàng có vướng mắc hoặc nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý. Chúng tôi sẽ giải quyết các khúc mắc của khách hàng, làm các dịch vụ một cách nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện.
Bài viết liên quan:
Tải ngay Mẫu công văn giải trình với khách hàng, mẫu đơn ly hôn thuận tình viết sẵn
Câu hỏi thường gặp
Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì các hành vi sau được xem là hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp:
Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả;
Sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng;
Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;
Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
Sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
Sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chri kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.
Căn cứ tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định sử dụng hóa đơn, chứng từ trong các trường hợp sau đây là hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ:
Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định;
Hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ); hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả;
Hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn;
Hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác;
Hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra;
Hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.
| ✅ Mẫu đơn: | 📝 Mẫu đơn xin miễn nghĩa vụ quân sự |
| ✅ Định dạng: | 📄 File Word |
| ✅ Số lượng file: | 📂 1 |
| ✅ Số lượt tải: | 📥 +500 |
